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2009年电子发现之趋势分析

WatchStor编译  佚名丨2009-01-11 22:32 标签:归档 电子发现 

【WatchStor独家译文】几年前,Taneja Group将在企业内定位和分类数据的技术定义为“信息分类和管理”(Information Classification and Management,ICM)。ICM下还包括几个子类,例如电子发现、法规遵从、数据安全控制和数据管理。然而,随着人们将注意力逐渐从ICM转向专门的民事诉讼软件工具的时候,人们更多会提到“电子发现”这个术语。现在我们看到电子发现这个术语的频率甚至超过了ICM。人们不仅会在谈论民事诉讼的时候提到这个术语,而且还将它扩展到法规遵从、企业监控、数据分类甚至是知识管理等多个方面。

从广义上来看,电子发现市场的发展趋势影响这最主要的几个方面:法律总顾问、法规遵从官员、为企业用户服务的法律公司以及IT部门。

问题的核心是,电子发现和相关领域仍然是诉讼案件和法规遵从的热点,尤其是那些和金融危机有关系的领域。市场方面开始逐渐意识到电子发现软件工具和系统的必要性,并且开始转向提前预防的电子发现策略。尽管许多企业仍然只有在法律案件或者联邦调查的迫使下才会采用电子发现技术,但是已经有不少企业机构开始考虑采用这种更灵活的策略。但是企业将逐渐意识到,电子发现解决方案要比诉讼援助更普遍。而且它还对联邦法规遵从、内部管理甚至是企业内部的数据管理产生重要的影响。

企业在控制成本的同时需要那些能够帮助他们满足法律规定以及诉讼要求的技术,而且他们对外部的法律公司也有着同样的要求。IT部门尝试寻找可以给数据分类和数据管理带来更大价值的方法。通过在企业内部形成各部门之间的合作来研发电子解决方法,企业将对电子发现技术的发展起到推动作用。诉讼仍然是一大软肋,但是法规遵从/监控以及数据管理并没有落后下来。最成功的电子发现厂商应该是那些能够满足企业扩展需求的厂商——不管是通过使用通用平台还是最佳集成产品。

让我们更详细地看一看在电子发现领域有关这三个主要方面的趋势。这其中包括企业、法律公司和电子发现厂商。

·企业:电子发现技术销售主要是面向那些面对法规和诉讼压力的企业。很多情况下都是需要及时相应以及快速配置的。越来越多的电子发现策略都是提前实施的,厂商的调研是在法律总顾问、法规遵从官员以及IT等跨部门之间展开的。

法律总顾问和企业内部律师将就与金融损失的民事案件为企业辩护。每个方面都可能是指控的对象,所以企业通过实施电子发现来辩护和回击。他们还希望削减辩护律师咨询文件复查成本,并且要求他们承担更大的责任,而这个时候就需要电子发现技术的帮忙了。辩护律师也许会使用他们自己的电子发现工具来向企业用户收取费用,或者被要求使用与企业用户相同的系统。

监察官员面对着法规遵从和内部监管的双重压力。许多监察官员需要接受联邦部门的调查,他们需要电子发现收集和分析工具来减轻他们的负担。同时他们还不得不面对明确技术认知和以及开发更加紧密的内部监控管理系统的压力。

IT专家知道,精确的收集和全面彻底的选择无论对于分析还是复查都是十分关键的。对于电子发现工作流程来说,这更加凸显了电子发现参考模型(Electronic Discovery Reference Model,EDRM)认证、收集和处理流程的重要性。

IT部门将与厂商紧密合作定位数据源和管理数据收集与搜索。IT部门应该能够利用电力发现功能实现更完善的企业数据管理,让这项技术不仅对他们还是对法律顾问和监察官员都是有好处的。IT部门将动用大量存储资源用于索引工作,这样那些拥有索引功能的厂商就需要减少索引大小以及后台索引引发的网络延迟,证明增加存储资源能够带来的投资回报率。从磁带快速而有效恢复电子邮件归档将变得越来越重要。

·法律公司——电子发现对于法律公司来说就像一柄双刃剑。有些法律公司愿意使用能够让他们为用户更高效地搜索结果的审查和分析工具。然而,第三方法律公司是通过为企业用户审查文件来盈利的,很多法律公司不欢迎那些可能为用户减少可付费时间的技术。越来越多的法律公司将需要为企业用户控制和审核法律审查的成本,也许他们会需要使用企业用户的电子发现技术来完成这项工作。

法律公司还可以通过成为电子发现工作流程、早期案件评估、分析审查工具以及文件生产方面的专家来盈利。这对经验丰富的诉讼律师来说是一个重大变化,但是如果他们不希望失去用户的话就必须做出改变。

·电子发现厂商:第三个电子发现的主要方就是电子发现厂商自己。他们在发现市场机会的同时也遇到了不同的挑战。

去年,市场中有超过100家大大小小的电子发现厂商推出了他们自己的产品。然而,用户对哪些电子发现厂商提供了哪些技术感到很困惑,而且至今仍然感到非常困惑。因此用户对清晰界定电子发现产品和全面集成电子发现工作流程提出了需求。今年我们将看到市场中涌现出更多的电子发现初创厂商。也许这既不符合当前北美和欧盟糟糕的经济形势,又不符合风险投资方偃旗息鼓的情况。但是,电子发现领域正是受到了经济危机的推动,从那些身陷法律诉讼案件或者需要监察支持的企业需求中受益。当然,这并不是说所有电子发现厂商都s有光明的发展前景。现在许多厂商是依靠风投过活,还有一些厂商甚至为那些迟迟不肯付费的用户而头疼不已。不过总的来说,电子发现领域要比其他受到影响的技术领域好很多。

现在我们看到许多电子发现厂商之间建立合作关系以提供端对端的电子发现解决方案,尤其是那些专攻某个方面(例如审查和分析工具)的厂商。企业越来越需要具有数据收集和搜索的审查分析产品。这样,分析厂商不仅对于数据收集厂商来说是中立的,而且还与数据管理厂商积极合作。后者更普遍一些,因为这么做可以为企业用户提供一个高度集成的解决方案。

另外我们还看到了数据管理厂商与托管电子发现产品和服务厂商之间的“联姻”。例如,一家数据管理厂商会向他们自己的服务中增加电子发现功能,而一家SaaS服务提供商可能会集成预装的数据收集和存储库功能。

早期案件评估之所以成为企业热议话题之一是有很多原因的:由于早期案件评估较早地评估了案件法律意义,所以能够节省下大笔资金和资源,而且还通过提交强有力的法规遵从分析证据来及早结束联邦调查阶段。

甚至一些小案件也可以从电子发现流程管理中受益,大型案件或者连续诉讼也需要电子发现。那些推出了电子发现工作流程管理的厂商将为政府以及监管部门带来诸多好处,他们拥有强大的优势。工作流程管理也许被嵌入到操作界面中,或者通过厂商咨询提供给企业,或者两者兼有。目前后一种模式在企业级方面更常见一些。

对于电子发现和法规遵从来说,最严峻的挑战之一就是不同国家的法律要求也是不同的。例如,一家位于美国的跨国企业不仅需要遵循美国国内的法规,而且还要遵守EU Data Protection Act(一项界定雇员隐私跨国保护的法案)和其他国外法规。这让跨领域的电子发现行为成了法律顾问一个棘手的难题。法规遵从和诉讼搜索作为全局内容管理策略的一部分必须涉及多个国家。因此,跨国企业更青睐于那些可以针对不同国家法律要求提供定制化电子发现工具的厂商。

许多企业将一部分数据和操作交给外包厂商。当遇到数据安全问题的时候,外包厂商往往更有优势。但是这些外包厂商却没有为支持电子发现和法规遵从案件做好准备,尤其是提供法律保留和追踪证据链的时候。这种情况就要求电子发现解决方案能够支持外包审核。这些解决方案往往是那些结合了电子发现/法规遵从软件以及直接与外包厂商互动的管理服务的混合型解决方案。

数年来,电子发现领域发生了翻天覆地的变化,而这主要归因于严格的诉讼审查、电子保存信息管理要求;各个国家不同法规、规则以及法律中更完善的法规和遵从要求;可发现数据量的惊人增长;对全面内容管理工具的需求等等。

这个领域的快速发展既是一件好事也可能是一件坏事。显然对于电子发现厂商来说这是一件好事,因为他们可以一直生存下去;而对于企业和法律用户来说这可能是一件好事也可能是一件坏事。

最近几位知名的诉讼律师联合发表了一封公开信,信中写道,法律电子发现需求会对民事法律带来不良影响。他们对处理大量手工文件审查项目比较在行,但是这些策略不管从法庭角度(法庭希望加速电子发现流程)还是企业用户(企业律师希望大幅节约成本)的角度来看都是不奏效的。对于法律公司来说,解决方案并不在于传统民事律师,而是那些在法律学校获得了电子发现专业认证的新律师。法律公司有很多可以利用的盈利机会,他们可以提供电子发现工作流程管理的专业经验和审核,但这需要他们改变传统的工作方式。企业不仅可以深入应用电子发现投资应对诉讼案件,而且还可以从法规遵从、内部监管以及数据管理来或者更高的效率和价值。

最后引用一部西部电影中的一句话:“There's gold in them thar hills.”(那些山下有金子呢)。现在就让我们启程寻找它吧。【WatchStor独家译稿,未经许可禁止转载。合作伙伴请注明原作者及出处为WatchStor.com】

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