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企业跨部门组建电子发现团队 踊跃采用电子发现方法

Watchstor.com  佚名丨2009-10-13 18:10 标签:数据保护 存储资源管理 电子发现 

越来越多的企业正在切实地为电子发现付诸行动。根据美国慷孚系统公司(CommVault)最近公布的电子发现就绪调查报告,企业中跨部门组建电子发现团队的趋势日渐流行,以加快部署标准化的法律诉讼响应计划,越来越积极地为可能出现的法律纠纷作好准备。接受这次调查的受访者是来自美国42家企业的员工,其中包括法律顾问、法律顾问助理以及其他法律工作人员。

随着更多的企业组建电子发现团队,为了更好地满足客户不断发展的电子发现需求,CommVault启动了全新的电子发现和法规遵循资源中心,就企业电子发现和法规遵循答疑解惑。该中心为法律部门提供了相关的指导手册,帮助他们更有效地掌握电子发现的业务流程,并结合CommVault Simpana软件,提供一站式电子发现解决方案。CommVault Simpana软件提供了广泛的功能特性,可自动实现数据分类、确定数据相关性、缩短早期案例评估的时间、优化文档审查过程,使依法保留工作实现自动化,从而帮助客户灵活地应对风险,降低与电子发现和诉讼响应有关的成本。

跨职能部门组建电子发现团队,使企业更有效地为电子发现和诉讼作好准备

在此次调查中,60%的受访者表示,他们所在的企业已经组建了跨职能部门的电子发现团队,由来自法律、IT及其他关键部门的重要成员组成。这表明:现在的企业在如何确保电子发现就绪方面已出现了重大转变。在2007年CommVault进行的IT调查中,只有14%的受访IT部门表示,他们已经请法律部门为正在讨论的《联邦民事诉讼规则》(FRCP)修正案主动作好准备,以处理涉及电子发现的纠纷。从这两次调查结果可以发现,现在,IT和法律部门的人员更加齐心协力,致力于让电子发现更加顺畅。

这次调查发现,很多企业正在进行系统的诉讼规划,常常涉及法律电子健康记录(EHR)、企业内容和记录管理以及电子发现。在调查中,60%的受访者已制订了正式的计划,使企业符合电子存储信息(ESI)来源和文档规程的管理要求,为执行各种诉讼(包括电子发现)作好准备。这一结果比2007年有了很大进展。2007年的调查结果显示:只有6%的受访者从IT部门的角度部署了符合电子存储信息管理要求的解决方案。此次调查还发现:一半以上的受访者认为,至少有四分之一的法律纠纷需要电子发现;四分之一的受访者认为,所在的企业每年用于电子发现的费用超过50万美元,包括相关的信息审查和外包成本;三分之一的受访者表明,使用电子发现解决方案后,能够更早地调解纠纷,让诉讼问题可从根本上“不复存在”。

Simpana软件能减少电子发现的成本、时间和风险

Simpana软件拥有集成的搜索模块和智能数据分类以及内容检索功能,能让企业在单一控制台上容易地搜索、检索和保护(保留)多个数据类型和副本,从而使企业能大幅削减电子发现成本,提高整个电子发现工作流程的效率、速度和准确性。

事实上,CommVault在电子发现方面的努力已获得了第三方机构的积极肯定。Gartner在《2008电子发现软件产品供应商MarketScope》市场分析报告中,给予CommVault"有前途"评级。

企业如果一旦需要诉讼,可以把CommVault提供的端到端电子发现作为电子发现参考模型(EDRM)的纲要,获得具有最佳实践的工作流。法律和法规遵循团队可以利用CommVault软件中单一归档发现信息的功能,搜索和检索所有相关的电子存储信息,包括联机及脱机数据、归档及备份副本、电子邮件及附件、SharePoint文档及对象、文件系统数据以及存储在磁盘和磁带上的数据,从而加快电子发现的工作流程。

IDC公司治理、风险与法规遵循基础架构项目经理Vivian Tero认为:“发现数据的体系非常庞大而复杂,使得许多企业机构过去选择把整个电子发现工作外包出去;或者早早地与对方达成和解,干脆避免诉讼。现在,企业内的法律和IT部门齐心协力,共同制定诉讼计划,将能更快地找到关键证据,使企业拥有前所未有的控制性和灵活性,大幅降低成本。”

CommVault公司信息访问管理高级总监Simon Taylor表示:“我们此次调查的结果,证实了我们从客户体验中得到的结论,这就是:企业越来越希望从各种类型的电子存储信息中提取最大的商业价值,提高整个电子发现流程的效率,最终降低成本和风险。我们相信,处理电子发现的重点已经发生了转变,从IT管理人员被动地响应电子发现请求,转变为法律顾问积极应地应对风险、制定面向整个企业机构的相关策略。而我们新启动的电子发现和法规遵循资源中心以及Simpana软件,能够帮助各种规模的客户积极主动应对这些主要问题,帮助客户最大限度地提高电子发现的效率和生产力。”

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